Wenn der Tag 25 Stunden hätte, was würdest Du mit der zusätzlichen Stunde anfangen? Länger schlafen, in den Wald gehen, endlich mal wieder Sport treiben oder ein Buch lesen? Solche und ähnliche Antworten habe ich kürzlich auf einem meiner Workshops bekommen. Alle Teilnehmer freuten sich, endlich mal das machen zu können, wozu sie in 24 Stunden nie kommen.

Eigentlich geht es uns doch allen so: Täglich meistern wir den Spagat zwischen Arbeit, Haushalt und Familie. Dazwischen drängt sich der Wunsch nach Zeit mit den Freunden und endlich mal wieder für etwas Sport. Als wäre der Tag nicht schon knapp bemessen, passiert meist noch etwas Unvorhersehbares. Der Kühlschrank geht kaputt, der Hund ist krank oder wichtige Unterlagen lösen sich in Luft auf. Und schon entsteht Stress.

Das Gefühl der ständigen Überlastung, das sogenannte Overload-Syndrom, führt zu einer permanenten Überforderung und Erschöpfung, denn unser Nervensystem kann nicht mehr in einen Ruhe- und Erholungsmodus schalten. In der Folge sind wir gestresst, verlieren unseren Fokus und halten uns an Kleinigkeiten auf, die uns auch noch den vermeintlich allerletzten Nerv rauben.

Der Tag hat nun einmal 24 Stunden und Stresssituationen wird es immer wieder geben. Die Frage ist, wie wir damit konstruktiv umgehen. Hier erläutere ich Dir drei Methoden, wie du wieder einen klaren Kopf bekommst.

1. Die Lösung für eine bessere Selbstorganisation: Post it, Baby!

Wenn mir mal wieder alles zu viel wird, weiß ich, es ist Zeit, meine Post-Its hervorzuholen, alles aufzuschreiben, was ich erledigen muss und zu priorisieren. Allein durch das Aufschreiben fühle ich mich erleichtert.

Prioritäten zu setzen, kann auch dir helfen, das wirklich Wichtige nicht aus den Augen zu verlieren. Es kann dich dabei unterstützen, deine Ressourcen zu sinnvoll zu nutzen und deine Aufgaben effektiv zu organisieren.

Darauf kommt es an, wenn du Prioritäten im Alltag setzen willst:

• Zu Beginn jeder Woche solltest du dir einen Überblick über Deine To-Do’s verschaffen. So kannst du Überraschungen reduzieren und besser einschätzen, wie du deine Zeit einteilen solltest.
• Dann priorisiere die Aufgaben für den aktuellen Tag. Hier empfehle ich dir das einfache Eisenhower-Prinzip mit folgenden Kategorien, die du dann entsprechende abarbeiten kannst:
  • Dringend und wichtig (Das Kind von der Kita abholen)
  • Dringend aber nicht wichtig (Mal wieder putzen)
  • Nicht dringend aber wichtig (Den Reisepass verlängern)
  • Nicht dringend und unwichtig (Die Bücher nach Farben sortieren)

2. Wie Tomaten dir helfen, deine Aufschieberitis zu überwinden

Auch wenn uns die Vorteile der Priorisierung bewusst sind, fällt sie uns oft schwer. Alle Aufgaben erscheinen uns dringend und wichtig und am liebsten wollen wir alle gleichzeitig erledigen. Irgendwie finden wir aber den Anfang nicht und schieben alles vor uns her. Am Ende des Tages haben wir alles Mögliche gemacht, kennen alle Neuigkeiten aus den sozialen Medien, aber das, was wir uns vorgenommen haben, ist liegen geblieben. Die Aufschieberitis, auch Prokrastination genannt, hat jeder von uns schon erlebt, und wir fühlen uns am Ende des Tages unproduktiv und sind unzufrieden.

Hier gibt es eine einfache, sehr effektive Maßnahme, um sich zu disziplinieren – und zwar mithilfe der Pomodoro-(Tomaten)-Technik. Warum die so heißt, erkläre ich weiter unten. Die Grundidee ist sehr simpel: Es geht um eine klare Trennung von Arbeit und Pause. Die Arbeit findet in kurzen, hochkonzentrierten Einheiten statt. Im Anschluss folgt immer eine Pause, die motiviert und das Gegengewicht zur Arbeit bildet.

Es empfiehlt sich, die Arbeitseinheiten („Pomodori“) so klein zu halten, dass man sich problemlos dazu aufraffen kann. Für viele Menschen sind das 25 Minuten, für manche mehr, für manche weniger. Die Pause, die dann folgt, kann fünf Minuten lang sein oder auch zehn. Während wir arbeiten, arbeiten wir auch wirklich. Jede Unterbrechung (etwa durch E-Mails) bedeutet einen Abbruch des Pomodoro, woraufhin dieser von vorne begonnen werden muss. In der Pause kann dann alles gemacht werden, was leichtfällt: E-Mails, soziale Medien, Nachrichtenseiten, was immer der Zerstreuung dient. Danach folgt der nächste Pomodoro-Phase.

Diese Technik der effektiven Zeiteinteilung heißt übrigens „Pomodoro“, weil ihr Erfinder sich mit einer Küchenuhr im Tomaten-Design die Zeit eingeteilt hat. Hier erfährst Du mehr über die Pomodoro-Technik.

3. Wie Du 50% effektiver wirst

Früher war ich immer ein bisschen stolz, denn Kollegen und Freunde bescheinigten mir oft, dass ich sehr schnell bin und alles gleichzeitig managen kann. Heute weiß ich, dass auch ich nicht multitaskingfähig bin und mein armes Gehirn permanent überfordert und erschöpft habe.

Unsere heutige Arbeitswelt ist von Ablenkungen wie Emails und Chat-Nachrichten gespickt. Wer hat nicht schon während virtueller Meetings nebenher Emails bearbeitet. Doch genau dazu ist unser Gehirn, genauer der präfrontale Cortex, nicht in der Lage. Es kann nicht zwei oder mehrere kognitive Aufgaben gleichzeitig erfüllen. In Wahrheit springt das Gehirn sehr schnell zwischen den verschiedenen Aufgaben hin und her, was ausgesprochen ineffizient und sowohl die Konzentration als auch die Produktivität erheblich beeinträchtigt. Studien belegen, dass Multitasking dazu führt, dass man rund 50 Prozent mehr Zeit braucht, um eine Aufgabe zu erledigen.

Nun sind Unterbrechungen im Berufsalltag unvermeidlich. Aber aus freien Stücken Multitasking zu betreiben, bedeutet sich permanent selbst zu schaden und zu erschöpfen. Wenn du Dich also auf eine wichtige Aufgabe oder die Lösung eines Problems konzentrieren möchtest, dann entferne potenzielle Ablenkungen, in dem Du zum Beispiel das Handy ausschaltest oder Email-Benachrichtigungen deaktivierst. Vielen Unternehmen zum Beispiel haben einen meetingfreien Freitag eingeführt, damit ihre Mitarbeiter Aufgaben ungestört bearbeiten können.

Hier noch drei Tipps, wie du dir dein Arbeitsleben Multitasking-freier gestalten kannst:

• bearbeite deine Emails zu bestimmten Zeiten, vielleicht drei Mal am Tag.
• plane dir Pausen und Übergangszeiten zwischen Meetings ein
• minimiere elektronische Unterbrechungen (soziale Medien, E-Mail, Chat-Nachrichten).

Fazit

Der Tag hat zwar nur 24 Stunden, aber mit dem bewussten Setzen von Prioritäten bekommst du nicht nur einen klaren Kopf, sondern gewinnst vielleicht sogar Zeit für all das, was du in der 25. Stunde getan haben würdest.

Wenn du eine persönliche Begleitung auf deinem Weg zu mehr Fokus benötigst, melde dich gern bei mir.